Warum Anforderungslisten an 17 Anbieter selten funktionieren – und was Best-of-Breed für Agenturen konkret bedeutet
Host Arne Tensfeldt spricht mit Tobias Stock zum Thema: Warum Agenturen bei der Tool-Auswahl systematisch in dieselben Fallen tappen – und wie man das vermeidet. Tobias ist unabhängiger Berater für Agentursoftware aus Deutschland und begleitet seit drei Jahren Agenturen bei der Auswahl und Implementierung digitaler Tools. Im Gespräch erklärt er, warum der eigentliche Auslöser für eine Tool-Suche fast immer ein Schmerzpunkt ist – und warum das gefährlich spät sein kann. Er beschreibt, weshalb Anforderungslisten an 17 Anbieter selten zu guten Entscheidungen führen und welche internen Rollen wirklich in den Prozess gehören. Außerdem: Warum All-in-one-Lösungen ausgedient haben, was Best-of-Breed für Agenturen konkret bedeutet – und wo Vibe-Coding an seine Grenzen stößt. Ein Gespräch für Agenturinhaber:innen, die ihre Tool-Landschaft nicht dem Zufall überlassen wollen.
Tobias Stock ist selbstständiger Berater für Agentursoftware und seit neun Jahren in der Branche tätig. Er unterstützt Agenturen bei der Auswahl und Implementierung digitaler Tools und ist exklusiv für die Anbieter awork (Projektmanagement) und OS (Agentursoftware) tätig.
Schlechte Tool-Entscheidungen kosten Agenturen nicht nur Geld – sie kosten Zeit, Nerven und Akzeptanz im Team. In dieser Episode spricht Host Arne Tensfeldt mit Tobias Stock, unabhängigem Berater für Agentursoftware, über die häufigsten Fehler bei der Tool-Auswahl und wie ein strukturierter Prozess aussieht, der wirklich funktioniert.
Fast jede Tool-Suche beginnt mit einem konkreten Problem – im Controlling, im Projektmanagement oder in der Abrechnung. Selten ist es strategische Weitsicht, die den Anstoß gibt.
Das eigentliche Risiko liegt im Aussitzen: Solange der Schmerz „noch okay" ist, passiert nichts. Tobias vergleicht es mit dem Sportmuffel, der erst zum Training geht, wenn der Bauch ansetzt. In Agenturen bedeutet das: Copy-Paste bei Angeboten, nachträgliches Zeiterfassen, Projektmanagement auf Zuruf – alles bekannt, alles toleriert.
Kernerkenntnis: Wer wartet, bis der Leidensdruck hoch genug ist, hat oft schon wertvolle Zeit verloren – und startet den Prozess unter Druck statt mit Ruhe.
Ein verbreitetes Vorgehen: Eine Excel-Liste mit Anforderungen wird an möglichst viele Tool-Anbieter geschickt. Alle setzen ihre Haken. Alle kommen weiter.
Tobias beschreibt das Problem direkt: Anbieter neigen dazu, großzügig zu interpretieren, um in die nächste Runde zu kommen. Was dabei verloren geht, ist das Verständnis für den eigenen Prozess – und wie eine Funktion tatsächlich im Alltag interagiert. Eine Liste kann das nicht ersetzen.
Die Zusammensetzung des Entscheidungsteams entscheidet oft mehr als das Tool selbst.
Tobias beobachtet zwei häufige Fehler: Entweder entscheidet jemand Neues, der die Prozesse noch nicht kennt – oder es entscheiden nur die Anwender:innen, ohne Blick auf Finance und Controlling. Beides führt zu suboptimalen Ergebnissen.
Sein Plädoyer: Vertreter:innen aus verschiedenen Abteilungen einbeziehen – Projektmanagement, Finance, Kreation – und die Geschäftsführung muss das Vorhaben aktiv tragen. Ein Tool, das am Ende niemand nutzt, ist wertlos, egal wie gut es auf dem Papier ist.
„So eine Tool-Auswahl oder generell dann später die ganze Tool-Implementierung – musst du halt sehen wie so ein Kundenprojekt."
Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Tobias sieht immer wieder, wie Agenturen den Prozess halbherzig starten, dann pausieren, weil Kundenthemen dazwischenkommen – und sechs Monate später von vorne anfangen. Das Ergebnis: mehr Ressourcenverbrauch, nicht weniger.
Konsequenz: Kapazitäten müssen explizit freigeräumt werden. Mit Start, Deadline und klaren Aufgaben – wie bei einem bezahlten Projekt.
Der Markt hat sich verändert. Integrationen zwischen Tools sind heute einfacher, stabiler und wartungsärmer als noch vor einigen Jahren.
Tobias ist klarer Verfechter des Best-of-Breed-Ansatzes: lieber drei bis vier spezialisierte Tools – Angebot/Rechnung/Controlling, Projektmanagement, Abrechnung, Datev – als eine Lösung, die alles mittelmäßig kann. Der entscheidende Vorteil: Einzelne Komponenten lassen sich austauschen, ohne das gesamte System zu kippen. Wer alles in einem Tool hat, muss bei Veränderungen alles auf einmal ersetzen.
Die Idee, eigene Tools zu bauen, ist nicht neu – aber durch KI-gestützte Entwicklung leichter geworden. Tobias sieht das nüchtern: Die grundsätzlichen Vor- und Nachteile sind dieselben wie beim klassischen Customizing. Hosting, Wartung, Feature-Creep durch das eigene Team – das bleibt.
Seine Einschätzung: Im Projektmanagement-Bereich kann Selbstbau sinnvoll sein. Bei Finanzen, Legal, HR und Datenschutz ist Vorsicht geboten – die Konsequenzen von Fehlern sind zu schwerwiegend.
Kernerkenntnis: Wer eigene Tools baut, wird zur Tech-Company. Das sollte eine bewusste Entscheidung sein – nicht die Folge eines Wochenend-Projekts.
Tobias beobachtet große Unsicherheit in der Branche: Manche Agenturen haben einen ungenutzten ChatGPT-Account, andere haben bereits eigene Agenten ausgegründet. Eine klare Strategie hat kaum jemand.
Sein Rat: KI nicht ignorieren, aber auch nicht alles mitmachen. Der eigentliche Hebel liegt darin, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren – und die freiwerdende Zeit für das einzusetzen, was die Agentur wirklich voranbringt. Das gilt auch für die Tool-Auswahl selbst: Fokus ist wichtiger als Vollständigkeit.
Gute Tool-Entscheidungen entstehen nicht durch Anforderungslisten und Demo-Marathons, sondern durch ehrliche Bestandsaufnahme, die richtigen Beteiligten und ausreichend Ressourcen. Tobias bringt es auf den Punkt: Wer den Prozess halbherzig angeht, steckt am Ende mehr Zeit rein – nicht weniger. Der erste Schritt ist oft der einfachste: einfach mal intern fragen, wie happy das Team eigentlich wirklich ist.
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