Warum die meisten Digitalisierungsprojekte scheitern, bevor überhaupt ein Tool ausgewählt ist
Host Arne Tensfeldt spricht mit Nils Roeder zum Thema: Erst Mensch, dann Tools – warum die richtige Reihenfolge bei Digitalisierungsprojekten über Marge und Misserfolg entscheidet. Nils ist Gründer und Geschäftsführer der leancodes GmbH aus Frankfurt und begleitet mittelständische Unternehmen bei digitalen Transformationsprojekten. Im Gespräch erklärt er, warum die meisten Digitalisierungsprojekte scheitern, bevor überhaupt ein Tool ausgewählt wird – nämlich dann, wenn Strukturen und Prozesse ungeklärt bleiben. Er beschreibt, wie sein Team zuerst Rollen, Schnittstellen und Kommunikationswege kartografiert, bevor irgendeine Software ins Spiel kommt. Außerdem: Wie Nils das Spannungsfeld zwischen schnell sichtbarem Kundennutzen und notwendigem Zuhören auflöst – und warum sein Einstiegsangebot bereits ab dem ersten bezahlten Tag Ergebnisse liefert. Ein Gespräch für Agenturinhaber:innen und Berater:innen, die Projektmargen nachhaltig verbessern wollen.
Nils Roeder ist Gründer und Geschäftsführer der leancodes GmbH aus Frankfurt, die er 2018 gegründet hat. Mit einem kleinen Team begleitet er mittelständische Unternehmen bei der digitalen Transformation – mit dem Fokus darauf, Wachstumsbremsen durch Prozess- und Strukturarbeit zu beseitigen, bevor Technologie zum Einsatz kommt.
Digitalisierungsprojekte scheitern selten an der Technik – sie scheitern an der falschen Reihenfolge. Host Arne Tensfeldt spricht in dieser Folge mit Nils Roeder, Gründer und Geschäftsführer der leancodes GmbH aus Frankfurt, über eine These, die einfach klingt und in der Praxis regelmäßig ignoriert wird: Erst Strukturen und Prozesse klären, dann Tools einführen.
Nils begleitet seit 2018 mit seinem vierköpfigen Team mittelständische Unternehmen bei digitalen Transformationsprojekten. Sein Kernbefund: Wer mit einem Tool-Kauf startet, digitalisiert meistens sein schlechtes Vorgehen – und zahlt dafür mehrfach drauf.
Ausgangslage: Unternehmen kommen mit einer fertigen Lösung im Kopf. Sie kennen ihr Problem, haben aber bereits eine Antwort darauf – meist ein ERP-System, ein Projektmanagement-Tool oder eine Einsatzplanung. Den externen Dienstleister sollen nur noch die Umsetzung übernehmen.
Das Ergebnis ist bekannt: Das Tool wird eingeführt, die Mitarbeitenden geschult, und sechs Monate später nutzt es kaum jemand. Die Fehlerquote bleibt, die Marge sinkt weiter, die Frustration steigt. Nils beschreibt es direkt: „Man hat seine Firma eigentlich nur verlangsamt für viel Geld."
Problem: Wer kein klares Projektziel mit messbarer KPI definiert, kann den Misserfolg später nicht als solchen identifizieren. Die Investition lässt sich nicht mit einem Return verknüpfen – also bleibt das Problem liegen, während die Lizenzkosten weiterlaufen.
Kernerkenntnis: Fehlende Erfolgsmessung ist nicht nur ein Controlling-Problem. Sie verhindert, dass Unternehmen aus teuren Fehlentscheidungen lernen und rechtzeitig gegensteuern.
Bevor Leancodes odes irgendetwas implementiert, wird kartografiert. Wer sind die Akteure? Welche Rollen üben sie aus? Wo überschneiden sich Zuständigkeiten, wo entstehen Lücken? Nils beschreibt das als gemeinsames Aufzeichnen auf einem Whiteboard oder in Miro – visuell, iterativ, mit allen Beteiligten.
Das Ziel ist nicht ein Report, sondern ein geteiltes Verständnis. „Tools sind am Ende nur eine Weiterführung von dem, was wir als Menschen machen, Probleme zu lösen." Ob jemand eine E-Mail schickt oder einen Slack-Kanal nutzt – die Verantwortung für die Information bleibt beim Menschen.
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Ein Kunde verschiebt einen Termin und ruft beim Projektleiter an – der ist im Urlaub. Keine Weiterleitung, keine Vertretungsregelung. Drei externe Fachkräfte stehen vor Ort, niemand ist da. Kosten entstehen, das Problem bleibt ungelöst.
Solche Prozesslücken lassen sich identifizieren und schließen, bevor ein einziges Tool angeschafft wird. Nils schätzt, dass sich damit 70 bis 80 Prozent der typischen Projektfehler vermeiden lassen – allein durch Prozessklarheit.
Kernerkenntnis: „Wenn ich einen schlechten Prozess habe und digitalisiere, dann digitalisiere ich mein schlechtes Vorgehen. Das ist wie mein schlechtes Benehmen, dem Megafon rauszubrüllen."
Das gilt auch für KI-Vorhaben. Wer drei verschiedene Versionen desselben Einsatzplans im Umlauf hat, kann keine belastbare Datenbasis aufbauen. Datenqualität entsteht nicht durch bessere Tools – sie entsteht durch saubere Prozesse davor.
Learning (askensio-Dimension): Lean Codes bringt nicht nur Methode mit, sondern Musterwissen aus vergleichbaren Projekten. Nils beschreibt es so: Nicht was eingeführt wird, ist die eigentliche Frage – das ist nach 40 ähnlichen Projekten meist klar. Die entscheidende Frage ist wie: Wer muss mitgenommen werden? Wo gibt es Widerstände? Wer hat andere Vorstellungen und will erst gehört werden?
Dieses Wissen verkürzt Projekte, erhöht die Treffsicherheit und schafft schnell sichtbare Ergebnisse – was wiederum Vertrauen aufbaut.
Sales (askensio-Dimension): Lean Codes hat einen klaren Schnitt gezogen. Erstkontakt und ein initiales Gespräch sind kostenlos – alles danach wird bezahlt. Der Einstieg erfolgt über eine kompakte 360-Grad-Analyse: Hebel identifizieren, Roadmap erstellen, Ergebnisse liefern, die auch ohne weitere Zusammenarbeit nutzbar sind.
Das Angebot ist bewusst klein gehalten, damit die Hürde niedrig bleibt. Gleichzeitig zeigt Lean Codes damit sofort, wie die Zusammenarbeit sich anfühlt. Nils bringt es auf den Punkt: Wenn der Mehrwert nicht klar genug kommuniziert ist, ist das ein Versäumnis auf der eigenen Seite – nicht ein Problem des Kunden.
Die Folge liefert ein klares Argument gegen den Reflex, Probleme mit Tool-Käufen zu lösen: Wer Strukturen und Prozesse nicht versteht, bevor er digitalisiert, kauft sich Komplexität – keine Lösung. Nils zeigt, dass der Weg dorthin kein langer Beratungsmarathon sein muss, sondern mit konkreten, schnell sichtbaren Ergebnissen beginnen kann.
Der entscheidende Satz für alle, die Projekte verkaufen oder liefern: Erst die Menschen verstehen, dann die Prozesse klären – und erst dann das Tool wählen.
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